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招標書制作五注意
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來自:大慶市政府采購網   瀏覽:1664   編輯:
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編制出完整、嚴謹、科學、客觀公正,集針對性、合理性與?;ば砸惶宓惱斜曄?,是招標成敗的一個關鍵環節??上質抵腥雜幸恍┎曬喝嘶蠆曬捍砘鉤T謖斜曄櫓譜骰方諫稀俺霾妗?。不是招標書編制得不切合實際,就是招標書編制得比較模糊,使供應商不愿或不敢投標,以致于使招標書作廢或者雙方發生糾紛,使投訴增多,影響政府采購效率等等。為此,本文試就招標書制作中應注意的事項,發表一些淺見。
    一、編制原則要知曉。制作招標書的原則有四條:全面反映采購人需求的原則,科學合理的原則,公平競爭(不含任何岐視)的原則,維護國家利益和供應商商業秘密的原則。倘若招標書的制作人不知道上述編制原則,就會成為“盲人摸象”,在制作過程中不是走錯方向,就是進入誤區。現實中,之所以有的招標書編制得不切合實際,其中一個重要原因,就是因為其制作人不知曉上述編制原則。這里舉一例證,2005年7月,某市一家中學有一建筑面積1420平方米、工程預算850萬元的裝飾改造工程采購項目。7月5日,接受委托制作招標書的代理機構D,提交的招標書被采購人退了回來。原因是代理機構D未詳細了解采購人對該工程有哪些要求,使招標書少寫了關于環保的技術要求。代理機構D違背了制作招標書應遵循“全面反映采購人需求”的原則;可到了7月26日投標截止日,采購代理機構D又未收到任何一家供應商的投標書,經業內人士分析,當時招標書規定的開標時間是8月3日,而該招標書仍將工程結束期限定在9月1日,也未按樓層劃分為多個標段,這樣的工程期限雖然合符學校要求,但仍然較短,又未明確可以分包,仍屬不切合實際,供應商接受不了。同時,該招標書還明確規定,如投標人竣工日期每超期一天???萬,此條件也苛刻,也不合符實際,其原因是代理機構D又違背了編制招標書應遵循“科學合理”的原則。從上述例子,我們不難看出,知曉編制原則非常重要,這是編制招標書的最基本要求。
    二、編制方法要恰當。 也許有人說,編制方法最簡單不過了,只要委托專門機構編制,有什么可注意的。這種觀點是不對的,上述例子中的代理機構D不也是編制招標書的專門機構嗎,不也照樣出了問題嗎。所謂編制方法要恰當,就是選擇的編制方法要能體現合法合規、提高效率、降低費用、保證質量的特點。具體講:一要儂法編制。就是招標書的編制方法要合符政府采購法律、法規。由于招標書的制作人有三類,一類是采購人自已,第二類是采購代理機構,第三類是編制招標書的中介機構,但不是所有的招標采購都是由采購人自行選擇制作人的。因為,儂照《政府采購法》的規定,只有屬于分散采購模式下的招標采購,才可以由采購人自行采購,也就是說在這種情況下采購人才可以自行選擇,或由采購人自已編制,或由采購代理機構編制、或由編制招標書的中介機構編制。所以,當屬于政府集中采購目錄和政府采購限額標準范圍內的招標采購,我們就必須儂照《政府采購法》的規定,委托政府集中采購機構、或委托經有權部門批準取得法定資格的采購代理機構代理編制招標書,這樣做才是合法合規的,而這一點在實務中往往被采購人所忽視,因此,儂法編制招標書很重要。二要量力而行。盡管在分散采購模式下,采購人可自行編制招標書,但如果自身沒有編制能力,就不能勉強編制,就應當委托經有權部門批準取得法定資格的采購代理機構、或編制招標書的中介機構代理編制,否則,不僅會前功盡棄,還會浪費人力物力,拖長采購時間。三要掌握技巧。就是無論采用自行編制方式,還是采用委托編制方式,都要掌握一定的技巧,不然就會發生委托代理機構D的事件,使招標發生周折。在自行編制方式下,應注意采用組合法”,就是按招標書的結構組成,分別由不同的專業人員編制,如將招標書的商務部分交給采購專業人員編寫,將招標書的技術部分交給專業技術人員編寫,或委托采購代理機構編寫,或委托編制招標書的中介機構編寫,這樣既能保證質量,又能提高效率,而決不能將招標書交給個別人編寫。在委托編制方式下,一方面,要注意在委托前要認真調研,掌握數家有真正資質的基礎上,看誰最講信譽,質量最好,時間最快,價格公道的就選擇誰委托,也可招標委托,千萬不能盲目委托,否則就容易委托“冒牌貨”的中介機構編制;另一方面,要注意將自已對招標采購的全部需求告訴委托方,并就委托事宜雙方進行認真協商,且以書面形式確定下來,這樣做,就不會發生類似“代理機構D”的事件。
    三、“實質要求”要合理。就是招標書中對投標人提出的實質性要求要合理。太高了,會導致供應商不敢投標,或無法進行評標和決標;太低了,會導致投標人太多太濫,或拉長開標、評標、決標時間,降低采購效率,甚至于影響采購質量。例如有的政府工程采購項目,對工期沒有明確要求,或明確的工期較長,以致于同樣的招標工程,人家一年就交付使用了,而某招標工程,由于實質性要求較低,明確的工期較長,拖至一年半才交付使用,相反,實質性要求太高,不合理,明確的工期太短,就會發生類似于“代理機構D”的事件,沒有人敢投標,使編制好的招標書作廢。由此可見,編制招標書時一定要注意,對投標人提出的實質性要求務必要合理。對投標人的實質性要求主要指:對供應商的資質要求,所采購物品的技術要求,價格要求,實施(指運輸、安裝、售后服務等)要求,評標要求、驗收要求這六個方面。防止上述這些“實質要求”不合理的措施主要有:①認真分析“自”。所謂“自已”,就是指采購人的實際情況。一方面要分析采購人的采購資金來源是否充足,是否允許其不考慮價格因素,若是這樣,技術要求就可以提得高一點,否則,技術要求就不能提得高;另一方面,要認真分析采購人所要采購物品的實際需要情況,是需要通用型的,還是需要“高新”型的,只有儂照實際需要確定“實質要求”,才能量體裁衣地提出合理要求。②摸清市場信息。就是要摸清市場上的供應商”信息、“商品”信息?!吧唐貳斃畔⒂址治唐返募際跣畔⒑拖坌星樾畔??!骯┯ι獺斃畔⑹侵剛斜瓴曬核婕暗墓┯ι絳幸檔幕廄榭?,包括分布、資質管理、信譽管理情況等;商品的技術信息是指招標采購所涉及商品的高、中、低三檔的性能以及各自的技術標準,包括國標、省標、市標等情況;銷售行情信息是指招標采購所涉及商品的供求、價格等情況。只有摸清上述這些市場信息,才能恰如其分地提出合理要求。例如,某公園在編制水景音樂噴泉招標采購項目招標書時,未摸清水景音樂噴泉供應商行業的基本情況,未摸清該行業實行的資格管理剛起步,本地區承擔此項目的供應商(施工單位)很少,且無一家具有此方面資質等情況,就在招標書中提出供應商(施工單位)須有此方面資質的高要求,使大部分供應商包括本地區的供應商(施工單位)被拒之于招標采購的大門外,以致于使投標人不足三家,招標不得不宣布作廢,重來。③征詢各方意見。就是制作人編制招標書時,要充分聽取各方對涉及招標書各相關事項的意見。如向工商管理部門征詢招標書中有關合同格式的意見,向技術質量管理部門征詢招標書中有關標的技術標準和驗收的意見。這樣做既能解決招標書制作人知識面不足的問題,又能減少調查時間,提高編制效率,避免“實質要求”不合理。
    四、編制內容要完整。這是編制招標書的又一基本要求。由于,《政府采購貨物和服務招標和投標管理辦法》等規章,未對招標書的內容進行具體明確,因而至今仍有不少人包括一些招標書的制作人,都不清楚招標書究競包括哪些內容,以致于因招標書內容不完整,使投標人看不懂,甚至使招投標雙方發生糾紛,鬧上法庭,因篇幅關系,這里不再舉例,只介紹招標書應包括的內容。招標書的主要內容有六個方面:
    ⑴招標邀請函部分。簡要介紹采購人單位名稱,招標項目名稱及內容,招標形式,售標、投標、開標時間及地點,承辦人姓名、地址、聯系方式(如電話、手機號碼)等。
    ⑵投標人須知部分。指招標人對投標人提出的實質性要求,其中包括:招標的資金來源、數額;對投標人的資格要求和應提交的資格文件原件或復印件份數;資格審查標準;投標文件的內容、使用語言的要求;投標報價的具體項目范圍;投標保證金的規定;投標的程序、截止日期、有效期;投標書的修改與撤回的規定;評標的標準及程序等等。如果招標項目是工程建設項目,招標書中還應包括工程技術說明書;即按照工程類型和合同方式,用文字說明工程技術內容的特點和要求,如要求投標人提供工程技術圖紙、設計資格及工程量清單等詳細、準確的資料附件。
    ⑶、采購項目的技術要求部分。指招標人對招標項目提出的技術規格和標準,根據標的物的要求,一般可采用國際或國內公認的標準,如ISO標準、IEC標準、我國的國家標準或行業標準等。但是,根據有關規定,某一招標項目如有國家強制性標準的,招標書中還應就這一標準,對招標項目提出技術標準的具體要求。比如在涉及勞動安全和?;し矯?、環境?;し矯嫻?,都應注明應達到國家標準的具體規定內容。
    ⑷、采購項目的合同要求部分。指招標人就招標項目提出的應簽訂合同的主要條款要求。由于合同類型不同,其要求也不相同。一般來說,貨物采購合同應包括如下主要合同條款:采購雙方的權利、義務;運輸、保險及驗收的規定;價格調整程序、付款條件、方式及支付幣種的規定;履約保證金的數額、合同中止、解除的條件及后續處理;解決合同糾紛的程序;違約責任。國際貨物買賣還應規定合同適用的法律等等。工程建設項目施工合同,按照通用規定明確,主要內容包括:①一般性規定;②關于工程師和工程師代理的規定;③合同文件和圖紙;④承包商應盡義務的規定,包括按合同組織并完成工程的各項措施要求;開工、竣工手續;購置材料;雇傭勞務;按時交足履約保證金;接受業主和工程師的監督及未能如約完成工程進度的處置措施等;⑤)承包商因破產而使合同執行不能及違約的處置辦法;⑥涉及雙方責任的規定,如保險、損失賠償、工程變更、追加或取消工程、貨幣及匯率、爭端解決等;⑦招標人的責任,包括未如約支付工程費用應負賠償責任;支付由于招標人的原因導致工程量變更所增加的工程費用等。合同的內容因不同的招標內容還應包括各自的特殊條款。應當注意到,招標書中所列明的合同條款,對投標人而言雖然只是要約邀請,但實際上已構成投標人對項目提出要約的全部合同基礎。因此,招標書中的合同條款部分,必須盡可能地詳細、準確。合同格式。按《合同法》的要求,提供樣式
    ⑸、投標書格式部分。目前,工程類投標書格式,國家有關部門已出臺了此方面的樣式,可用文字在其他部分說明一下就行,不必單獨列出。其他類型投標書格式按政府采購管理部門出臺的樣式提供。
    ⑹、分包要求部分。一般情況下不需要此部分,只是招標項目屬于大型、復雜的建設工程項目時才需用此部分。其內容主要在招標書中詳細載明各標段的劃分及工期的確定要求等。
    五、編制完畢要審核。就是在招標書初稿完成后進行“回頭看”。這是避免招標書“出叉”的最后一道關口。其原因有三:一是因為招標書內容比較豐富、復雜,有的部分是委托中介機構編制,有的部分是采購人自已編制,自已編制的又是由幾個人分別編制,若不從頭至尾的認真審核一遍,就容易發生前后不連貫、口徑不統一、說法相矛盾等諸多問題。二是因為編制招標書時間較長,至少需要半個月時間,若不重新檢查一遍,有時就會因市場行情變化較快,招標書中有關數據已不適應,而失去校正的機會。三是因為招標采購競爭較激烈,在編制招標書的過程中,稍有大意,就會被個別人鉆空子,在招標書中設置漏洞、或指定品牌等,若在最后進行認真審核,就能有效堵塞漏洞等,因此,在招標書初稿完成后,一定要進行認真審核。首先,審核被委托設計“技術標”部分的設計人有否不按規范設計、超資質范圍進行設計、個人掛靠公司設計等行為。這種冒名頂替設計在工程招標采購項目中尤為突出,也是最容易“出叉”的地方。其次,審核有無漏項。主要看:①該由投標人提供附件的有否明確;②該由投標人提供配件的是否明確,應明確的具體品種和數量有無漏項;③屬于工程招標項目的還要看工程量清單或材料清單上明確的品種和數量是否齊全,有無漏項。再次,審查有無錯誤,一查有無違規性錯誤,如該應用綜合評分法的卻明確的最低評標價法,二查有無數據性錯誤,特別是有關規格、型號的說明中最容易發生數據性錯誤,務必審核好;三查有無文字或格式等一類的錯誤。

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